1明确记录控制的职责和权限

所有管理体系运行所涉及的部门都必须保留自己的工作情况和体系运行当中的记录和必要的追溯性、证明性记录。指定一个部门收集、归档和保存相关质量和技术记录，负责建立和管理人员技术档案和设备技术档案和各类记录表格的审核和发放等，一般为管理部门。各检定部门按规定要求填写、整理本部门使用的记录。形成以管理部门为主，检定部门为辅的记录控制和管理。

2记录管理的明细

记录的识别

所有记录均按管理体系各个不同的活动和规范考核

分类的目录纳入其具体的对应项目，并且编入体系文件。

记录的收集

记录由管理体系各活动参与人根据预先制定的表格具体记录，然后定期汇总至管理部门。

记录的编号与检索

①各实验室可自行制定编号规则，例如：某检定装置标准档案号为71号，该标准的原始记录有两种，所以该检定装置的原始记录编号分别为71JL2-1、71JL2-2。

②记录的检索可以根据记录名称、归档编号、收集日期等信息在台帐中查询。

记录的存取及储存

记录的目录可以活页形式编入体系文件，具体记录暂时保存在质量活动的各个部门，年底由管理部门装订成册保存。其目录同时存入计算机。查取时，可通过计算机检索目录，先查到部门，再根据分类和日期查找。也可通过体系

文件目录来查找。

记录的维护和处理

①所有的记录分别由各个不同的质量活动的职能部门来填写，由管理部门定期监督检查。发现有缺陷或不足，及时通知具体填写部门改进并作为内部审核的依据。

②记录的填写应符合客观、真实、准确的原则，填写的内容要清楚、详细、完整、字迹清楚，并且应随质量活动的发生而进行，禁止后补。记录的填写出现错误需要更改时，应在错误处划双横线以示去除，同时将正确的内容写在上面的空白处，并加盖更正人印章，禁止在错误处涂改；记录应有记录人签字并注明日期。

③当年记录保存在具体记录部门，第二年上交管理部门统一编号归档，确保每本记录均有唯一的名称和编号，规定出保存期，超过期限的，酌情处理或销毁。保存应确保安全和不丢失，在内审时应检查质量记录的可信度，并督促可信度差的部门及时改正。

④存入计算机的记录，只有管理部门根据授权指令可以修改，并通过密码进入。其他职能部门只能通过共享进行阅读，不能存取和修改。程序员定期对存储记录进行光盘刻录备份。

⑤所有记录应做好保密，管理体系任何环节均不得把记录失密。本所内部人员查阅记录须经过批准后登记方可查阅；外部人员须要查阅，应在注意为其他客户

信息保密的前提下，经质量负责人批准后登记方可查阅。