实验记录是工作真实的再现，是成果最重要的最原始凭证。记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据文件，它为可溯源提供的凭证，是实验室活动的表达方式之一，是活动已经发生及其产生效果的证据性文件。

编制记录表格的要求

总体要求

根据质量手册和程序文件以及可追溯性要求,对管理体系中所需要的记录进行规划,同时,对表格的标记、编目、格式、表名内容、审批程序以及记录要求做出统一规定。在编制程序文件的同时,分别制定与各程序相适应的记录表格,必要时可将表格附在程序文件后面。

记录的充分性与有效性

记录应当尽可能全面反映产品形成过程和结果以及质量管理体系的运行状态和效果,为质量管理和质量保证工作提供必要的信息。但并不意味着记录越多越好,原则是“做有痕、追有踪、查有据”,体现客观、规范、准确、及时的精神。

记录的标准化

记录的方式、格式、载体、用笔、装订、字体等均应标准化、规范化、文件化。格式统一,便于填制,也便于统计和分析,同时也为进一步使用计算机进行信息管理打下基础。记录的填写必须规范、正确、清楚,以满足证实与质量改进的需要。

记录的实用性

在确定每一记录的内容时,应考虑记录的实用性,归档和保存要符合规定要求,保证记录检索方便,信息共享。不能为质量管理和质量保证提供证据的信息,不应体现在记录中。记录格式设计既要包括充分的信息内容,也要尽量减少记录人员的书写工作量。

记录的真实性和准确性

只有记录真实准确地记载信息,才能为开展质量管理和质量保证提供科学的依据。记录的失真、失实、模糊不清都将失去使用价值,甚至会造成产品质量失控和领导决策的失误。为此,在确定记录的格式和内容时易于贮存、查阅、分析和控制,应对记录的标识做出明确规定,必要时,制定记录的管理程序。

记录表格的编制过程

每一种记录都是一种受控文件，都应有文件名称、文件编号、编制人、审核人、批准人、批准日期、实施日期等信息，这是文件受控的7要素。记录要有合订本和目录。

格式设计

记录无固定格式,很难给出一个统一的模式,根据需要设定。在符合要求的基础上,结合自身需要来确定记录的格式与内容,记录的数量也会因机构性质和规模的不同而存在差异,不可盲目照搬别人的记录格式。在日常工作中所用的记录可采用加注编号的方式予以标识,不需要加盖受控章。

审核批准

汇总所有记录表格组织有关部门、人员进行审核。审核的重点是从管理体系整体性出发,在各表格间的内在联系和协调性、表式的统一性和内容的完整性。审核并做相应的修改后,报主管领导批准。

汇编成册

将所有表样统一编号受控,汇编成册发布执行。必要时,对某些较为复杂的记录表格要规定填写要求或说明。

格式更改

实验室有关人员对记录格式有修改建议时应书面提出,采纳后由原起草部门统一更改,经原审批人审核、批准。原审核、批准人调离岗位时,由接替其工作的人员审核、批准。文件更改应发出文件更改通知单。文件更改通知单应载明更改通知单号、更改文件的名称、更改内容、更改实施日期,更改人、审核人和批准人签字。

记录表格的分类

实验室记录一般分为质量记录和技术记录两大类。

1.质量记录：,指实验室管理体系活动中所产生的记录。包括但不限于管理评审记录、内部审核记录、合同评审记录、合格供应商评价记录、投诉和申诉记录、纠正措施记录、预防措施记录、人员培训考核记录、质量监督员监督记录、文件发放记录、文件修改记录及会议签到。

2.技术记录:进行检测所得的数据和信息的积累。它们表明检测是否达到了规定的质量或规定的过程参数。可包括表格、合同、核查表、工作笔记、内外部检测报告及客户信函等。

记录的形式

记录一般以表格形式出现,此外也有文字形式,必要时还有实物样品、照片、录音、录像和磁盘等,可贮存于任何形式的载体上,或以上载体的组合。记录的承载媒体可以包括纸张、磁媒体、电子媒体、光盘、照片及样品等。

记录表格的内容

记录表格中应包含足够的信息，以便能再现检测过程。一般包括以下几个方面：

1）记录名称。反映检测项目等记录对象。

2）记录编码。编码是每种记录的识别标记，每种记录只有一个编码。

3）记录序号。序号是某种记录中每张记录的唯一性标识。

4）记录内容。按记录对象要求确定编写内容。

5）记录人员。包括记录检验人、核验人等。

6）记录时间。按活动时间填写，应记录年、月、日；有的还需记录时、分。

7）记录地点。管理记录应记录管理活动的地点，技术记录应记录检测的地点。

常用记录表格目录

1）《实验室资质认定评审准则》等法律法规规章宣贯记录

2）监督员对检测工作时常监督记录表格

3）管理体系文件宣贯记录表格

4）方针和目标的贯彻与实施情况统计记录表格

5）文件批准、发布、分发、管理、更改、归档等相关记录表格

6）采购文件审批、供应商评价和供应品符合性检查记录表格。

7）实验室从客户处搜集反馈资料记录。

8）实验室针对客户申诉和投诉所开展的调查与纠正措施记录表格。

9）纠正措施(原因分析、实施、监控、验证)相关记录表。

10）措施 (启动、控制)相关记录表格。

11）内部审核(计划、通知、检查表、首次会议、不符合项报告、末次会议、内审报告、跟踪验证)记录表格。

12）管理评审(各种输入、会议记录、管理评审报告、改进措施、跟踪验证)记录表格。

13）员工岗前培训和资格确认记录表格。

14）员工教育、培训和技能考核记录表格。

15）环境条件的监控记录(例如，每天至少记录4次温度、湿度，上、下午各两次)。

16）仪器设备使用记录(含检测项目、仪器名称、编号和规格型号，使用地点和房间号，开机时间、使用时间，使用时温度、湿度等环境条件，停用时间、关机时间，停用时温度、湿度等环境条件，食品使用前后状态，使用人等信息)。

17）实验室选择使用新检测方法记录。

18）采用非标准方法确认及客户同意记录。

19）数据控制记录。

20）合同评审记录。

21）仪器设备的检定、校准、核查记录。

22）仪器设备(含标准物质)日常使用、维护、管理、检定和校准状态、期间核查记录。

23）内部校准设备量值溯源记录。

24）抽(取)样品处置(标识系统，样品接收、管理)记录。

25）检测样品处置(标识系统，样品接收、管理)记录。

26）实验室内部质量控制及方法评审记录。

27）各种原始检测记录、报告副本。

28）其它记录。

记录有多重要？

在认可准则中，“记录的控制”被列为１5个管理要素之一，并贯穿于整个实验室管理活动之中。由于“记录”能直接反映出实验室整个管理体系的活动情况，实验室的评审将“记录”列为审核的重点，并将对“记录”的审查作为最终评审结论的重要依据。由此可见，“记录”在当前的实验室管理工作中具有特别重要的地位。

原始记录的可溯源性

检测原始记录内容包括溶液、仪器、试剂、对照品、图谱、表格等多项内容，每一项内容记录都必须具有可溯源性。

①溶液：常用的溶液有标准滴定液、标准pH缓冲液、标准比色液、标准铅溶液、标准砷溶液等等。使用到这些溶液时，要在原始记录中注明其来源，并应能在另外的记录本中追溯到配制、标定等记录；

②仪器：实验过程中应做好仪器的使用记录，原始记录应与仪器使用登记相对应。

③试剂：一些特殊试药（毒、麻、精、放）的领用登记应与实验原始记录相对应。

④对照品：应记录其来源、批号和使用前的处理；用于含量(或效价)测定的，应注明其含量(或效价)和干燥失重(或水分)。

⑤图谱、表格：随着分析仪器的进步，数据采集和处理软件的功能越来越强大，每一次检测，系统会记录下很多信息，通常会选择：样品编号、采集时间、存盘路径、打印时间、方法、操作者等信息，打印出来，必要时粘贴在记录纸上，不宜粘贴的，可另行整理装订成册并加以编号，同时在记录本相应处注明。

常见实验室“记录”缺陷

①记录的格式设计即文件表格编制有缺陷，表现在信息不能充分填写，特别是可追溯性不够。

②记录的格式没有定期评审。

③没有按记录控制要求规范记录，随手将原始数据记录于记事本、草稿纸等纸张上。

④没有按文件表格记录数据致使信息不全，如对抽样单、合同单的填写不完整从而导致信息缺失。

⑤记录填写不规范，应按标准和规定要求填写具体数据、描述具体事实。

⑥事后记录。记录的要求是在实施质量活动中现场记录事实，不能事后追记或重新抄写。

⑦记录结果不符合标准规定。如数值修约未按修约规则记录结果等情况。

⑧记录更改未按规定要求“更改”而随意涂改。

⑨记录的保存期限要求不明确。

实验室记录到底有没有必要？

以认证认可实验室为例来说，记录控制是其中很重要的一环。理化实验这块更多是仪器和试剂的使用记录，这些根据实际情况记录。比如一台仪器，如果每天一早开机，晚上下班关机，那其实也就只是记录两次而已了。有些记录可以候补，不过类似毒气监控这些安全方面的，最好是监控符合并做好记录后再操作，不差这么点时间，健康安全才是最重要的。

记录的管理与控制应做到:

①标识：唯一性，可采用编号、颜色等方式；

②贮存：便于存取和检索，记录应按内容分类编号，归档管理，详细规定各种记录的不同管理部门、管理人员以及定期存档的时间间隔；明确不同岗位人员可以查阅的各种记录的权限；制定人员借阅记录的要求；

③保护：防潮、防蛀、防火，防止丢失、损坏和变质；

④应保证安全与保密；

⑤电子记录应有保护和备份程序；

⑥规定保存期；

⑦处置：记录的销毁应按规定程序由授权人审批。

实验记录如何规范化？

实验记录的统一标准格式主要内容：

1.实验名称：要求写明本次检验的名称。

2.实验内容：本次检验具体要做的内容。

3.实验日期：本次检验的年、月、日。

4.实验条件：实验室的温度、湿度等信息。可并入实验过程中。

5.实验材料：检验过程中用到的试剂。检验中用到的仪器等。亦可并入实验过程中。

6.实验过程：详细记录本次检验过程中所出现的具体情况及所观察到的反应过程。需保留所有的原始记录于实验记录本上。此实验过程应反映出本次检验的最原始的数据。

7.实验结果：检验所获得的实验数据及反应现象。

8.实验讨论：对本次实验结果进行分析、讨论。并得出结论。

9.记录者签名：同时签上复合人与最终审核人。记录人、复合人、审核人必须是三个不同的人。

记录格式的编制及要求

记录格式的编制及变更应按照《文件控制和管理程序》执行，记录格式尽量设计成“傻瓜”式，并包含足够的信息，编写记录格式应有必要项目，如记录的唯一性标识、记录填写日期及操作人员等。

原始记录一般包括样品名称、检验项目、依据标准、使用设备、环境条件、检验日期、检验数据及过程、数据处理及导出、抽样人及抽样方法和其他图片图纸等内容。

对记录格式的适用性，应定期评审：

如果需要修改记录格式，各部门填写《记录格式更改审批单》报实验室负责人审批。

启用新的格式后，老的格式应加废除标识或销毁。

记录格式在发生修订或作废处理后，相关人员应编写《质量记录格式控制清单》和《技术记录格式控制清单》，确保实验室各岗位人员均能及时了解到相关信息并使用有效的记录表格，严禁私自变更记录表格的格式或使用无效的记录表格。

记录的填写及要求

（1） 根据程序文件的规定，认真及时做好相关记录；记录填写应做到内容完整、字迹清楚、标识明确、签字和印章清晰；记录填写人对记录的真实性负责。

（2）每项检验检测的记录应包含足够的信息，以便识别不确定度的影响因素，并保证该检验检测在尽可能接近原条件的情况下能够重复；凡是需要留有痕迹的所有工作，均应在工作的当时予以记录（观察结果、数据记录），如果事后重抄、转抄，应保留现场第一次的记录，这是原始记录。

（3） 检验检测过程中的数据、结果应在产生时予以记录，即时记录，保证其原始性；不允许补记、追记和誊抄。

（4） 由计算机直接输出的原始记录或图谱，应注明样品（或检验检测）编号、检验检测日期。

（5）当所填记录出现错误时，在错误处划改，保留记录的过程，不可涂擦掉，以免字迹模糊或消失，并将修改值填写在其旁边，实施记录改动的人员应在更改处签名或等效标识；对以电子形式存储的记录，采取与书面媒体同等措施进行更改，以避免原始数据的丢失或改动。

（6）记录在流转时应进行自检与互检，以防漏填，承接者有权拒收不完善的记录；流转中的记录不得污损、失落，若发现失落和污损应尽快报告该记录的主管部门并及时补上或修复。