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实验室记录的存档、查阅及保密、销毁

发布日期:2021-05-23 19:18 来源: 

记录的存档

1)实验室针对记录档案的保管期作做出了明确的规定,重要的质量记录和技术记录的保存期为6年,若评审补充要求另有规定,则按评审补充要求执行。

2)对于保存在磁盘中的记录,应防压、防磁、防晒,并应有备份以防记录内容的丢失。

3 对于电子存储的记录也应采取与书面记录同等的措施,并加以保护及备份,防止未经授权的侵入及修改,以避免原始数据的丢失或改动。

记录的查阅

1)借阅记录

实验室员工因工作需要借阅记录时,应在《记录借阅登记表》上登记后,方可查阅记录;

借阅人不得泄密和转借,不得在记录上涂改、划线等;

保密记录(档案)的借阅需向业务办公室提出申请,填写《借阅保密资料申请单》,经最高管理者批准后,可在档案室现场阅读,但不得带离档案室,阅后及时交还业务办公室人员,并办理注销手续。

2)实验室以外人员一般不得借阅和复制记录(档案),确需借阅时须经最高管理者批准,在档案室现场借阅;未经允许,不得摘录、拍照和复印。

记录的保密

1)记录按照《保护客户机密和所有权程序》进行保密控制。

2)记录借阅人员未经许可不得复制、摘抄或将记录带离指定场所,不得查阅其他无关记录。

(3) 未经允许,实验室人员不得将记录内容及相关信息透露给与其无关的人员。

记录的销毁

1 记录保存期满,业务办公室人员整理出超过存档年限的记录,填写《文件资料回收销毁记录表》,经部门负责人审批后,按审批意见进行处置。

2)需要作为参考资料保留过期记录时,需在记录封面醒目处加盖作废标识章,并作保留标记,将其与有效记录分开存放。